公司有很多財務(wù)報表，合同文檔，客戶資料等，設(shè)計圖紙等這些是公司的絕密資料，既然是文檔總要給人看，既然給人看又怎么能防止泄密呢？你還在用共享文件夾、優(yōu)盤拷貝、電子郵件這樣的原始的方式傳播如此重要的文檔嗎？那您真是徹底OUT了！員工跳槽，計算機(jī)病毒、木馬時時刻刻在嚴(yán)重影響文檔的安全！使用彩虹可以解決文檔的安全共享問題，重要的文檔被安全存儲在公司服務(wù)器上，通過彩虹客戶端，有權(quán)限的員工才可以接觸到這些文件，最重要的是：他們只能閱讀，不能拷貝、不能截屏、不能打印、不能另存帶走！公司的某些文檔也許可以被設(shè)置為允許打印和導(dǎo)出，但是必須有日志，誰看過，誰打印過，誰導(dǎo)出過都有詳細(xì)日志記錄。

小王必須把一份方案發(fā)給幾個同事共同完善此文檔，之前只能通過電子郵件或QQ傳文件，優(yōu)盤拷文件的方式分發(fā)。每個人修改了什么不清楚，幾個同事之間也互不清楚修改進(jìn)度。有了彩虹EDM圖紙文檔管理軟件，小王可以在系統(tǒng)內(nèi)分發(fā)此文檔給指定的同事，每個同事修改形成的版本這幾個同事之間都可以追蹤并直觀的被看到。更絕的是：王先生在發(fā)布這個文檔的時候可以設(shè)置某些編輯者只能打字輸入，不能拷貝、打印和另存，杜絕了文檔泄密的可能。

孫總需要發(fā)文給所有中層干部，在彩虹文檔管理系統(tǒng)平臺上，只需點(diǎn)一下“中層干部”群組，所有中層干部登錄后將能看到這份文件，更重要的是，孫總可以知道這份文件被誰在什么時間看過了，誰還沒有看。

銷售部的小張使用彩虹EDM圖紙文檔管理軟件共享了一份文檔給開發(fā)部的李工程師和財務(wù)部的孫會計。小張所在銷售部的王科長通過彩虹觀察到了他的屬下的這個舉動，在審核了該份文檔后，王科長認(rèn)為此文檔不能給李工閱讀，便直接取消了針對李工的共享。

行政部需要把電子版的員工手冊公布給所有員工，在使用彩虹EDM圖紙文檔管理軟件前只能通過電子郵件群發(fā)或者通過共享文件夾的形式發(fā)布，使用彩虹EDM圖紙文檔管理軟件后，所有員工登錄系統(tǒng)就能看到這份文件。

公司有很多各種類型的文檔，以前都是凌亂存放在各個地方的，現(xiàn)在可以統(tǒng)一存放在彩虹EDM文檔管理軟件里，檢索起來十分方便，員工可以按分類列出或快速在海量文檔里面模糊檢索關(guān)鍵字找到所需的文件。

小李經(jīng)常要出差，工作用的私人文件以前只能放在優(yōu)盤里，很不安全，也不方便，現(xiàn)在可以放入自己在彩虹EDM圖紙文檔管理軟件的私有文件夾了，在任何可以上網(wǎng)的地方，登錄彩虹EDM圖紙文檔管理軟件都能查閱包括自己的私有文件在內(nèi)的文件。即使在外地小李也能看到公司同事新共享給他的文件。

技術(shù)部的王工跳槽了，沒有彩虹EDM圖紙文檔管理軟件的話，公司也許會擔(dān)心他接觸到的文檔的安全，有了彩虹EDM圖紙文檔管理軟件，直接封掉王工的彩虹EDM圖紙文檔管理軟件帳號就可以。王工的所有文件仍然在系統(tǒng)內(nèi)，而王工再也無法接觸這些文檔。

計算機(jī)時代，IT技術(shù)人員權(quán)限真的好大，會不會公司任何文件都能被他看到？彩虹系統(tǒng)管理員界面不涉及任何文檔，系統(tǒng)管理員所做的僅僅是設(shè)置用戶，設(shè)置部門等操作，即使是系統(tǒng)管理員也絕對無權(quán)看到不屬于他看的文檔。而系統(tǒng)管理員所做的每一步都是被日志詳細(xì)記錄并可被調(diào)閱的。