三亞合俊實業(yè)發(fā)展有限公司，成立于2022年1月5日，是一家總部位于海南省三亞市吉陽區(qū)的綜合性房地產企業(yè)。

三亞合俊實業(yè)的業(yè)務范疇廣泛，既涵蓋了房地產開發(fā)經營、住宅室內裝飾裝修以及房屋建筑和市政基礎設施項目的工程總承包等許可項目，也包括了住房租賃、非居住房地產租賃、房屋拆遷服務、房地產咨詢、土石方工程施工、工程管理服務、會議及展覽服務、商業(yè)綜合體管理服務、物業(yè)管理及酒店管理等多個一般項目。

通過多元化的經營策略，三亞合俊實業(yè)致力于在房地產及相關領域提供專業(yè)、全面的服務，滿足不同客戶群體的需求。

一、客戶遇到的難題

在三亞合俊實業(yè)發(fā)展有限公司的日常運營中，技術資料管理是保障項目順利推進的重要環(huán)節(jié)，公司當前的技術資料管理主要依賴各專業(yè)負責人自行存檔。這種方式看似簡單，但在實際操作中卻暴露出了不少問題：

依賴微信溝通，信息無法同步拉通，導致效率低下。在實際工作中，各專業(yè)負責人通過微信傳遞圖紙和資料，容易造成信息丟失、版本混亂等問題。

成果信息共享不暢，影響項目進度。各部門之間的成果信息無法實時共享，導致項目推進過程中出現(xiàn)重復勞動、資源浪費等現(xiàn)象。

線下管理方式不利于數(shù)據(jù)安全和保密。紙質圖紙容易損壞、丟失，且不易于保密。

二、客戶需求

公司圖紙管理當前迫切需要解決的核心問題是文檔的歸檔和更新。文檔的歸檔如果不規(guī)范，會導致資料的丟失和混亂，而更新不及時則會引發(fā)上述的一系列協(xié)作問題。

三、彩虹EDM圖紙管理系統(tǒng)解決方案

（一）集中存儲，統(tǒng)一管理

彩虹EDM系統(tǒng)實現(xiàn)了圖紙資料的集中歸檔和統(tǒng)一管理。所有圖紙資料都可以在系統(tǒng)內進行有序分類和存儲，方便用戶快速查找和調用。同時，系統(tǒng)還支持版本控制功能，確保圖紙資料的每一次更新都能被準確記錄，避免了因版本混亂而導致的錯誤。

（二）權限控制，保障信息安全

1、權限設置

彩虹 EDM 系統(tǒng)會為不同部門和不同職位的人員設置相應的權限。例如，設計部門可以擁有對設計圖紙的編輯和查看權限，施工部門則可以擁有查看和下載與施工相關圖紙的權限。這樣既能保證信息的安全性，又能滿足各部門對圖紙的使用需求。

2、成果信息共享

系統(tǒng)將打破部門之間的信息壁壘，實現(xiàn)成果信息的實時共享。各部門上傳的最終成果將在權限范圍內對其他相關部門開放，確保所有部門都能獲取到最新、最準確的項目信息。

（三）實時更新，自動提醒

為了解決信息更新不及時的問題，彩虹 EDM 系統(tǒng)內置了強大的更新提醒功能。當圖紙或技術資料有任何更新時，系統(tǒng)會自動向擁有相關權限的人員發(fā)送提醒通知。通知可以通過多種方式發(fā)送，如系統(tǒng)內消息、郵件等，確保相關人員能第一時間得知更新情況，及時調整工作內容。

（四）專業(yè)互通，協(xié)同辦公

最后，彩虹EDM系統(tǒng)還提供了豐富的協(xié)同工作功能。用戶可以在系統(tǒng)內進行在線討論、批注和審批等操作，大大提高了工作效率和協(xié)作效果。同時，系統(tǒng)還支持多種格式的圖紙資料上傳和下載，滿足了不同用戶的需求。

四、結語

彩虹EDM系統(tǒng)的引入，不僅優(yōu)化了三亞合俊實業(yè)的技術資料管理流程，還促進了跨部門之間的無縫協(xié)作，確保了項目從設計到施工，再到后期管理的每一個環(huán)節(jié)都能基于最新、最準確的信息進行決策與執(zhí)行。這不僅有助于公司降低運營成本，提升市場競爭力，更為其長期發(fā)展奠定了堅實的信息化管理基礎。

展望未來，三亞合俊實業(yè)將繼續(xù)依托彩虹EDM圖紙管理系統(tǒng)等先進的信息技術手段，不斷探索和實踐更高效、更智能的管理方式，以更加專業(yè)、全面的服務，滿足市場與客戶的多元化需求，推動公司在房地產及相關領域持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展，共創(chuàng)更加輝煌的成就。