企業(yè)圖文檔管理軟件 私有化部署 精細(xì)化權(quán)限控制 團(tuán)隊(duì)協(xié)同編輯工具
作為制造公司的行政負(fù)責(zé)人,之前最頭疼的就是公司的圖紙和技術(shù)文檔管理――研發(fā)部的設(shè)計(jì)圖散在各個(gè)設(shè)計(jì)師電腦里,生產(chǎn)部要圖得反復(fù)催;
好幾次因?yàn)橛昧伺f版本圖紙生產(chǎn),導(dǎo)致批量返工;
還有一次外發(fā)文件差點(diǎn)泄露核心技術(shù),嚇得我連夜組織整改。
直到半年前引入了彩虹企業(yè)圖文檔管理軟件【簡稱:彩虹EDM軟件】,這些糟心事才算徹底解決。
今天就從我們公司的實(shí)際使用變化出發(fā),跟大家聊聊這款軟件的核心優(yōu)勢,尤其適合被文檔管理問題折磨的企業(yè)參考。
一、私有化部署:終于不用再擔(dān)心核心數(shù)據(jù)泄露了
我們公司是做精密機(jī)械制造的,每一張?jiān)O(shè)計(jì)圖紙都是核心資產(chǎn),之前用公有云存儲(chǔ)的時(shí)候,我每天都提心吊膽,就怕數(shù)據(jù)被泄露或者平臺(tái)出故障。彩虹EDM軟件的私有化部署直接把這個(gè)顧慮打消了。
它是把所有圖文檔都存在我們自己公司的服務(wù)器里,完全和公網(wǎng)隔離開,相當(dāng)于給數(shù)據(jù)上了把“鎖”。不管是存儲(chǔ)還是傳輸,數(shù)據(jù)都是加密的,就算外面網(wǎng)絡(luò)出問題,我們內(nèi)部員工照樣能正常查看和使用文件。而且所有數(shù)據(jù)都在我們自己掌控范圍內(nèi),想怎么備份、怎么審計(jì),都能自己說了算,完全符合行業(yè)的合規(guī)要求。
最省心的是,部署的時(shí)候特別順利,跟我們公司現(xiàn)有的IT系統(tǒng)完美適配,不用額外改硬件、換設(shè)備。后來公司規(guī)模擴(kuò)大,需要增加存儲(chǔ)容量,直接擴(kuò)展就行,不用重新?lián)Q系統(tǒng),省了不少錢和功夫。

二、精細(xì)化權(quán)限管控:再也不用怕“錯(cuò)看、錯(cuò)改、錯(cuò)發(fā)”了
之前因?yàn)闄?quán)限混亂,出過好幾次問題:有次新員工誤刪了重要圖紙,還有次生產(chǎn)部同事不小心把未定稿的圖紙發(fā)給了供應(yīng)商。用了彩虹的精細(xì)化權(quán)限控制后,這些問題再也沒發(fā)生過。
它的權(quán)限設(shè)置特別細(xì),能精準(zhǔn)到每個(gè)人、每個(gè)崗位。我們給研發(fā)部的核心圖紙?jiān)O(shè)了權(quán)限:只有研發(fā)團(tuán)隊(duì)能修改,生產(chǎn)部只能查看和打印,采購部只能看和自己相關(guān)的物料圖紙,外聘的技術(shù)顧問只能申請臨時(shí)查看權(quán)限,到期自動(dòng)失效。這樣一來,“該看的能看,不該碰的碰不了”,從根上減少了風(fēng)險(xiǎn)。
而且所有操作都有記錄,誰查看了、誰修改了、什么時(shí)候下載的,都能查得明明白白。有一次發(fā)現(xiàn)一份圖紙被異常查看,通過操作日志很快就找到了原因,是外包人員超期使用權(quán)限,立馬就能回收,特別安心。
三、團(tuán)隊(duì)協(xié)同編輯:跨部門、異地協(xié)作終于不費(fèi)勁了
我們公司有兩個(gè)生產(chǎn)基地,研發(fā)部在市區(qū),生產(chǎn)部在郊區(qū),之前跨部門協(xié)作全靠微信傳文件,版本亂得一塌糊涂,經(jīng)常出現(xiàn)“你改的是舊版,我發(fā)的是新版”的情況,溝通成本特別高。彩虹的團(tuán)隊(duì)協(xié)同編輯功能,直接把協(xié)作效率拉滿了。
現(xiàn)在研發(fā)部的設(shè)計(jì)師可以和生產(chǎn)部的技術(shù)人員同時(shí)在線查看同一份圖紙,生產(chǎn)部發(fā)現(xiàn)問題能直接在圖紙上畫紅線批注,設(shè)計(jì)師看到后馬上就能修改,修改內(nèi)容實(shí)時(shí)同步,所有人看到的都是最新版本。再也不用來回傳文件、開冗長的溝通會(huì)了,之前要一天才能解決的問題,現(xiàn)在半天就能搞定。
無紙化審批也特別好用。之前審批一份圖紙,要打印出來找好幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)簽字,遇到領(lǐng)導(dǎo)出差還得等,有時(shí)候要一周才能批完?,F(xiàn)在直接在線提交審批,領(lǐng)導(dǎo)用手機(jī)就能查看、簽字,進(jìn)度隨時(shí)能看,超時(shí)還會(huì)自動(dòng)提醒,審批周期縮短了一大半。

四、那些讓人驚喜的小細(xì)節(jié),太懂企業(yè)需求了
除了上面三個(gè)核心功能,彩虹EDM軟件的一些小細(xì)節(jié)也特別戳我,用起來特別順手。
比如智能檢索功能,之前找一份舊圖紙,要在幾百個(gè)文件夾里翻半天,現(xiàn)在不管是按文件名、關(guān)鍵詞,還是按創(chuàng)建時(shí)間搜索,一秒鐘就能找到。而且所有文件都會(huì)自動(dòng)分類歸檔,不用手動(dòng)整理,省了不少人力。
還有版本管理功能,每次修改圖紙都會(huì)自動(dòng)保存歷史版本,誰改的、改了什么都有記錄。有一次設(shè)計(jì)師修改圖紙后發(fā)現(xiàn)問題,直接一鍵恢復(fù)到之前的版本,不用重新畫圖,太省心了。另外雙重備份功能也很安心,就算服務(wù)器出問題,數(shù)據(jù)也能快速恢復(fù),不用擔(dān)心丟失。
選對(duì)圖文檔管理軟件,真的能幫企業(yè)省大錢、提效
用了彩虹企業(yè)圖文檔管理軟件半年,最大的感受就是:之前花在文檔管理上的時(shí)間、人力成本省了不少,因?yàn)榘姹惧e(cuò)誤、數(shù)據(jù)泄露帶來的損失也徹底避免了。對(duì)于制造、研發(fā)類企業(yè)來說,選對(duì)一款合適的圖文檔管理軟件,真的不是花錢,而是省錢、提效。
如果你的企業(yè)也有跨部門協(xié)作難、數(shù)據(jù)安全擔(dān)心、版本混亂的問題,真心推薦試試彩虹這款。不用花太多時(shí)間學(xué)習(xí)操作,上手很快,我們公司的員工用了一周就完全適應(yīng)了,現(xiàn)在不管是研發(fā)、生產(chǎn)還是行政,都覺得用著順手。
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