企業(yè)圖文檔管理軟件 私有化部署 精細(xì)化權(quán)限控制 團(tuán)隊(duì)協(xié)同編輯工具

作為制造公司的行政負(fù)責(zé)人，之前最頭疼的就是公司的圖紙和技術(shù)文檔管理――研發(fā)部的設(shè)計(jì)圖散在各個(gè)設(shè)計(jì)師電腦里，生產(chǎn)部要圖得反復(fù)催；

好幾次因?yàn)橛昧伺f版本圖紙生產(chǎn)，導(dǎo)致批量返工；

還有一次外發(fā)文件差點(diǎn)泄露核心技術(shù)，嚇得我連夜組織整改。

直到半年前引入了彩虹企業(yè)圖文檔管理軟件【簡稱：彩虹EDM軟件】，這些糟心事才算徹底解決。

今天就從我們公司的實(shí)際使用變化出發(fā)，跟大家聊聊這款軟件的核心優(yōu)勢，尤其適合被文檔管理問題折磨的企業(yè)參考。

一、私有化部署：終于不用再擔(dān)心核心數(shù)據(jù)泄露了

我們公司是做精密機(jī)械制造的，每一張?jiān)O(shè)計(jì)圖紙都是核心資產(chǎn)，之前用公有云存儲(chǔ)的時(shí)候，我每天都提心吊膽，就怕數(shù)據(jù)被泄露或者平臺(tái)出故障。彩虹EDM軟件的私有化部署直接把這個(gè)顧慮打消了。

它是把所有圖文檔都存在我們自己公司的服務(wù)器里，完全和公網(wǎng)隔離開，相當(dāng)于給數(shù)據(jù)上了把“鎖”。不管是存儲(chǔ)還是傳輸，數(shù)據(jù)都是加密的，就算外面網(wǎng)絡(luò)出問題，我們內(nèi)部員工照樣能正常查看和使用文件。而且所有數(shù)據(jù)都在我們自己掌控范圍內(nèi)，想怎么備份、怎么審計(jì)，都能自己說了算，完全符合行業(yè)的合規(guī)要求。

最省心的是，部署的時(shí)候特別順利，跟我們公司現(xiàn)有的IT系統(tǒng)完美適配，不用額外改硬件、換設(shè)備。后來公司規(guī)模擴(kuò)大，需要增加存儲(chǔ)容量，直接擴(kuò)展就行，不用重新?lián)Q系統(tǒng)，省了不少錢和功夫。

二、精細(xì)化權(quán)限管控：再也不用怕“錯(cuò)看、錯(cuò)改、錯(cuò)發(fā)”了

之前因?yàn)闄?quán)限混亂，出過好幾次問題：有次新員工誤刪了重要圖紙，還有次生產(chǎn)部同事不小心把未定稿的圖紙發(fā)給了供應(yīng)商。用了彩虹的精細(xì)化權(quán)限控制后，這些問題再也沒發(fā)生過。

它的權(quán)限設(shè)置特別細(xì)，能精準(zhǔn)到每個(gè)人、每個(gè)崗位。我們給研發(fā)部的核心圖紙?jiān)O(shè)了權(quán)限：只有研發(fā)團(tuán)隊(duì)能修改，生產(chǎn)部只能查看和打印，采購部只能看和自己相關(guān)的物料圖紙，外聘的技術(shù)顧問只能申請臨時(shí)查看權(quán)限，到期自動(dòng)失效。這樣一來，“該看的能看，不該碰的碰不了”，從根上減少了風(fēng)險(xiǎn)。

而且所有操作都有記錄，誰查看了、誰修改了、什么時(shí)候下載的，都能查得明明白白。有一次發(fā)現(xiàn)一份圖紙被異常查看，通過操作日志很快就找到了原因，是外包人員超期使用權(quán)限，立馬就能回收，特別安心。

三、團(tuán)隊(duì)協(xié)同編輯：跨部門、異地協(xié)作終于不費(fèi)勁了

我們公司有兩個(gè)生產(chǎn)基地，研發(fā)部在市區(qū)，生產(chǎn)部在郊區(qū)，之前跨部門協(xié)作全靠微信傳文件，版本亂得一塌糊涂，經(jīng)常出現(xiàn)“你改的是舊版，我發(fā)的是新版”的情況，溝通成本特別高。彩虹的團(tuán)隊(duì)協(xié)同編輯功能，直接把協(xié)作效率拉滿了。

現(xiàn)在研發(fā)部的設(shè)計(jì)師可以和生產(chǎn)部的技術(shù)人員同時(shí)在線查看同一份圖紙，生產(chǎn)部發(fā)現(xiàn)問題能直接在圖紙上畫紅線批注，設(shè)計(jì)師看到后馬上就能修改，修改內(nèi)容實(shí)時(shí)同步，所有人看到的都是最新版本。再也不用來回傳文件、開冗長的溝通會(huì)了，之前要一天才能解決的問題，現(xiàn)在半天就能搞定。

無紙化審批也特別好用。之前審批一份圖紙，要打印出來找好幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)簽字，遇到領(lǐng)導(dǎo)出差還得等，有時(shí)候要一周才能批完?，F(xiàn)在直接在線提交審批，領(lǐng)導(dǎo)用手機(jī)就能查看、簽字，進(jìn)度隨時(shí)能看，超時(shí)還會(huì)自動(dòng)提醒，審批周期縮短了一大半。

四、那些讓人驚喜的小細(xì)節(jié)，太懂企業(yè)需求了

除了上面三個(gè)核心功能，彩虹EDM軟件的一些小細(xì)節(jié)也特別戳我，用起來特別順手。

比如智能檢索功能，之前找一份舊圖紙，要在幾百個(gè)文件夾里翻半天，現(xiàn)在不管是按文件名、關(guān)鍵詞，還是按創(chuàng)建時(shí)間搜索，一秒鐘就能找到。而且所有文件都會(huì)自動(dòng)分類歸檔，不用手動(dòng)整理，省了不少人力。

還有版本管理功能，每次修改圖紙都會(huì)自動(dòng)保存歷史版本，誰改的、改了什么都有記錄。有一次設(shè)計(jì)師修改圖紙后發(fā)現(xiàn)問題，直接一鍵恢復(fù)到之前的版本，不用重新畫圖，太省心了。另外雙重備份功能也很安心，就算服務(wù)器出問題，數(shù)據(jù)也能快速恢復(fù)，不用擔(dān)心丟失。

選對(duì)圖文檔管理軟件，真的能幫企業(yè)省大錢、提效

用了彩虹企業(yè)圖文檔管理軟件半年，最大的感受就是：之前花在文檔管理上的時(shí)間、人力成本省了不少，因?yàn)榘姹惧e(cuò)誤、數(shù)據(jù)泄露帶來的損失也徹底避免了。對(duì)于制造、研發(fā)類企業(yè)來說，選對(duì)一款合適的圖文檔管理軟件，真的不是花錢，而是省錢、提效。

如果你的企業(yè)也有跨部門協(xié)作難、數(shù)據(jù)安全擔(dān)心、版本混亂的問題，真心推薦試試彩虹這款。不用花太多時(shí)間學(xué)習(xí)操作，上手很快，我們公司的員工用了一周就完全適應(yīng)了，現(xiàn)在不管是研發(fā)、生產(chǎn)還是行政，都覺得用著順手。

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